WFH
遠距!遠距!多少忙碌假汝之名而行
人們在遠距會議裡,經常會習慣性的使用在實體會議室裡的環境語言,例如在遠距視訊會議環境裡,我經常遇到報告人經由分享功能,呈現簡報內容給所有的參與者之後,就迫不及待的啟動實體會議的報告模式「今天要說明的主題是…各位可以看到左邊的數字…」,完全不理會遠端的視訊參與者,有沒有在自己面前的視訊螢幕看到簡報內容,直到有人透過文字訊息提出質疑,報告人才想到要先確認所有視訊參與成員,在螢幕上看到的內容,是不是一致。因為以前在實體會議室裡,大家都是經由投影機,看到相同的訊息。
還有視訊會議的參與者,也會干擾或打斷會議進行的節奏,例如中途加入會議的人,疏忽使用靜音模式,結果所有人都會在耳機裡聽到,有人拖著沈重步伐,拉開椅子坐下,喝口水,點按滑鼠的聲音…此時,就會有「正義感」出現,傳送文字訊息提醒「某某,你忘了關靜音,影響到大家了…」,某某就會趕快關靜音,還忙著傳送文字訊息「啊!我忘了,謝謝提醒…」,然後「正義感」一定會很有禮貌的回覆「不客氣」的文字訊息,結果文字訊息欄的畫面,就會很像是被打開的黑盒子,突然飛出很多的「+1」、「me too」、「><」、「haha~」、「:)」、「XDD」等訊息,這些人在相互傳送文字訊息時,報告人還是一直在講,沒有停過。
甚至有時候還會聽到視訊會議參與者,一直傳送「聽不見」、「很小聲」、「有雜音」、「斷斷續續」的訊息,結果都是自己使用的設備問題,例如忘了開啟音量、家用網路頻寬不足、把耳機當做耳嘜來用,甚至是耳嘜的插孔鬆脫,此時往往會打斷會議的節奏,因為會有一堆人協作,想要解決某個人的問題。
至於遠距教學,遇到的現象就更有意思了!
因為是無遠弗屆的網路視訊軟體,使用筆記型電腦、平板電腦或行動電話,都可以Ubiquitous的連結上課,我發現有些經常晚到或不到的學生,竟然都很準時出現在網路教室裡(是因為點選連結就算有到課嗎?)。
因為看不見學生們(不是有視訊攝影機嗎?),有些學生很害羞(我不了解為什麼?),就是不願意開啟視訊鏡頭,為避免時間膠著在這樣的小問題上,我立刻宣佈不用開啟視訊鏡頭(大家都很高興),因為看不到學生們,我就要時時確認學生有沒有在遠端聽課(雖然他有連線與持續Online的紀錄),然後就會發生,老師問「某某!分享你對這個現象的看法?」,大約5秒鐘之後(這是很緊張的無聲時刻),被問到的學生就會突然回答「!老師我在…我在,嗯…我覺得…」。
我不知道為什麼我跟多數的學生視訊教學互動時,都會有「緊張的無聲時刻」,學生們的答覆是「電腦Lag」、「找不到取消靜音按鍵」(又不是第一次上遠距課)、「奇怪!我有講話啊」(可是大家就是沒有聽到啊)、「嗯…我剛剛去上廁所」(這算很有誠意的回答了)。
還有更有趣的,被我點到要發言互動的學生,就是不願意開啟麥克風講話,使用文字訊息回覆給我:「老師!不好意思,我現在不方便說話」(什麼!這不是上課時間嗎?);還有的學生很快就回應我,可是背景聲音很熟悉「老師!不好意思我在捷運上…」、「老師!我剛剛在Seven買東西…」。
不論是視訊會議或遠距教學,過往都缺少大規模的實務演練機會,多數的研究結論是來自小型的實驗成果。但是,今年因為新冠肺炎的防疫政策,許多人被強迫必須接受「遠距」使用行為,夢想中的在家工作(WFH),突然變得理所當然,對許多企業或組織內的IT工作人員來說,就像是在實施全面性的系統壓力測試,就有IT人跟我說,壓力真的很大,好像公司所有人都在幫忙測試系統,不管遇到什麼樣的問題,都被認為是IT的問題。
假設IT很穩定,那麼「遠距」這件事,還會有什麼問題?
讓我們先來看看「遠距」有那些應用型式?首先將「時間(Time)」、「地點(Place)」、「不同(Different)」、「相同(Same)」四個因素,區分為2x2的矩陣,就會得到四個結果,分別是「同時間-同地點(ST-SP)」、「同時間-不同地點(ST-DP)」、「不同時間-同地點(DT-SP)」、「不同時間-不同地點(DT-DP)」。在相同的時間,不論地點的異同,被統稱為同步遠距(Synchronous Distance);同樣不論地點的異同,在不相同的時間,就被統稱為非同步遠距(Asynchronous Distance)。
非同步遠距(AD)比較像「錄播」,各自在不同的時間與地點取得需要的內容,例如隨選視訊(MOD)或訂閱Youtuber的頻道;同步遠距(SD)則類似「直播」,想要看到完整的內容,就要配合固定的播出時間,如果內容被區分為多個時段,就可以選擇自己要看的時段,例如電視台的節目時刻表。
在防疫之前,因為有教室或會議室的實體環境,所以許多「遠距」的應用結論,都是來自小規模實驗成果的優劣分析,將使用者的行為模式,傾向以中性的角度分析,但是根據我個人,近兩個月來的使用經驗,人類的行為模式絕對不是中性的,在「遠距」互動的過程中,不論在職場或學校,都會找到相同的人性行為模式,例如關閉攝影機鏡頭的原因,「是因為在沒有講話的時候,感覺會一直被別人看到,怪怪的!」、或「在家工作,沒有化妝,不好意思」、或「視訊鏡頭的角度把我照得很難看」、或「家裡沒有書桌,在飯桌開會,旁邊有人不方便」、或「女朋友在旁邊,不想讓她聽到跟主管的對話……」。
目前的視訊會議軟體,團體協作的功能愈來愈完備,但是較缺乏個人使用環境的功能設計,多數設計偏重於關注使用者的視訊背景,如景深模糊、更換背景圖等功能。或許在不久的未來,我們可以看到「美肌美膚、播放背景音樂、建議視訊鏡頭角度、自動蘋果光」等個人化視訊社交功能。
美國哈佛大學教授嘉德納(Heidi K. Gardner)認為,當團隊運用「遠距」型態溝通運作時,會議主持人的領導風格是成功關鍵,她建議要避免實體會議的模式,不要一開始就切入主題與目標,而是要先花點時間,引導成員彼此了解近況及目前的工作環境,為大家建構一個「虛擬茶水間」的溝通氣氛,有助於維持遠距工作團隊精神,讓溝通內容產生人情味;而主持人鼓勵團隊成員的彼此對話,更有助於避免產生歸因謬誤(Attribution Error),與會者會不自覺的以個人的經驗,去解釋別人此時此刻的行為結果,例如誤解「不講話就是不用心參與」、「懷疑某人還掛在線上,其實已經離開座位」。
長時間的遠距工作,也容易讓人產生社交疏離感,嘉德納教授建議「安排定期開會」是最佳的解決辦法,可以增加定期開會頻率,但是要避免召開臨時會議,因為會打斷團隊成員的工作節奏,甚至會讓大家頻於在各個遠距會議室裡轉換進出,反而更容易影響工作效率。
是德推創新無遠弗屆計畫 提升遠端作業執行效率
是德科技(Keysight)日前發布了一項創新無遠弗屆計畫,為防止新冠病毒(COVID-19)擴散盡一己之力。該計畫涵蓋三個主要項目:90天免費軟體試用、遠距教學,以及可擴充的即時網路測試。
是德科技營銷資深副總裁Marie Hattar表示,是德科技以客戶為尊,時時為客戶著想。這項嶄新的計畫,讓客戶的工程團隊不論身處何處,都能以高效率進行遠端作業。人們都知道,新冠病毒在全球各地造成了巨大的衝擊,影響的層面遍及社區、家庭,以及工作場所。 在這樣的時局下,是德科技希望貢獻專業,讓客戶能不受阻隔地正常運作,無遠弗屆地實現創新。
是德科技提供旗下的軟體產品長達90天的免費試用。不論是設計和模擬工程師,或是負責遠端管理多部儀器和測試台的工程師,都可藉此機會善用是德科技電腦軟體,來維持工作效率。在90天試用期限內,是德科技將免費提供KeysightCare 軟體支援,包括4小時即時回覆服務。只要聯絡是德科技,技術專家將於4小時內即時交流。
提供免費試用的軟體,包含下列是德科技解決方案:PathWave 訊號產生軟體、PathWave 向量訊號分析軟體、PathWave BenchVue 軟體、PathWave 測試自動化軟體、PathWave FPGA軟體、PathWave系統設計(SystemVue)軟體、Infiniium 離線分析軟體,以及Flex數位通訊分析儀(DCA)。
針對想要自我提升,並學習新方法或新工具的客戶,是德科技推出了一系列線上教學課程。此課程原為付費課程,現在則免費提供。另外,是德科技還提供大量網路研討會影片,並持續發布新影片。
近來,許多客戶在進行協力運作時倍感困難,進行遠端視訊和語音通訊時,也因為網路流量爆增而時斷時連。為此,是德科技提供Hawkeye 網路效能監控軟體的30天免費試用,以協助客戶透過主動式網路監控功能,將網路服務不穩定的問題和影響降到最低,進而保障使用體驗。