人們在遠距會議裡，經常會習慣性的使用在實體會議室裡的環境語言，例如在遠距視訊會議環境裡，我經常遇到報告人經由分享功能，呈現簡報內容給所有的參與者之後，就迫不及待的啟動實體會議的報告模式「今天要說明的主題是…各位可以看到左邊的數字…」，完全不理會遠端的視訊參與者，有沒有在自己面前的視訊螢幕看到簡報內容，直到有人透過文字訊息提出質疑，報告人才想到要先確認所有視訊參與成員，在螢幕上看到的內容，是不是一致。因為以前在實體會議室裡，大家都是經由投影機，看到相同的訊息。
還有視訊會議的參與者，也會干擾或打斷會議進行的節奏，例如中途加入會議的人，疏忽使用靜音模式，結果所有人都會在耳機裡聽到，有人拖著沈重步伐，拉開椅子坐下，喝口水，點按滑鼠的聲音…此時，就會有「正義感」出現，傳送文字訊息提醒「某某，你忘了關靜音，影響到大家了…」，某某就會趕快關靜音，還忙著傳送文字訊息「啊！我忘了，謝謝提醒…」，然後「正義感」一定會很有禮貌的回覆「不客氣」的文字訊息，結果文字訊息欄的畫面，就會很像是被打開的黑盒子，突然飛出很多的「+1」、「me too」、「><」、「haha~」、「:)」、「XDD」等訊息，這些人在相互傳送文字訊息時，報告人還是一直在講，沒有停過。
甚至有時候還會聽到視訊會議參與者，一直傳送「聽不見」、「很小聲」、「有雜音」、「斷斷續續」的訊息，結果都是自己使用的設備問題，例如忘了開啟音量、家用網路頻寬不足、把耳機當做耳嘜來用，甚至是耳嘜的插孔鬆脫，此時往往會打斷會議的節奏，因為會有一堆人協作，想要解決某個人的問題。
至於遠距教學，遇到的現象就更有意思了！
因為是無遠弗屆的網路視訊軟體，使用筆記型電腦、平板電腦或行動電話，都可以Ubiquitous的連結上課，我發現有些經常晚到或不到的學生，竟然都很準時出現在網路教室裡(是因為點選連結就算有到課嗎？)。
因為看不見學生們(不是有視訊攝影機嗎？)，有些學生很害羞(我不了解為什麼？)，就是不願意開啟視訊鏡頭，為避免時間膠著在這樣的小問題上，我立刻宣佈不用開啟視訊鏡頭(大家都很高興)，因為看不到學生們，我就要時時確認學生有沒有在遠端聽課(雖然他有連線與持續Online的紀錄)，然後就會發生，老師問「某某！分享你對這個現象的看法？」，大約5秒鐘之後(這是很緊張的無聲時刻)，被問到的學生就會突然回答「！老師我在…我在，嗯…我覺得…」。
我不知道為什麼我跟多數的學生視訊教學互動時，都會有「緊張的無聲時刻」，學生們的答覆是「電腦Lag」、「找不到取消靜音按鍵」(又不是第一次上遠距課)、「奇怪！我有講話啊」(可是大家就是沒有聽到啊)、「嗯…我剛剛去上廁所」(這算很有誠意的回答了)。
還有更有趣的，被我點到要發言互動的學生，就是不願意開啟麥克風講話，使用文字訊息回覆給我：「老師！不好意思，我現在不方便說話」(什麼！這不是上課時間嗎？)；還有的學生很快就回應我，可是背景聲音很熟悉「老師！不好意思我在捷運上…」、「老師！我剛剛在Seven買東西…」。
不論是視訊會議或遠距教學，過往都缺少大規模的實務演練機會，多數的研究結論是來自小型的實驗成果。但是，今年因為新冠肺炎的防疫政策，許多人被強迫必須接受「遠距」使用行為，夢想中的在家工作(WFH)，突然變得理所當然，對許多企業或組織內的IT工作人員來說，就像是在實施全面性的系統壓力測試，就有IT人跟我說，壓力真的很大，好像公司所有人都在幫忙測試系統，不管遇到什麼樣的問題，都被認為是IT的問題。
假設IT很穩定，那麼「遠距」這件事，還會有什麼問題？
讓我們先來看看「遠距」有那些應用型式？首先將「時間(Time)」、「地點(Place)」、「不同(Different)」、「相同(Same)」四個因素，區分為2×2的矩陣，就會得到四個結果，分別是「同時間-同地點(ST-SP)」、「同時間-不同地點(ST-DP)」、「不同時間-同地點(DT-SP)」、「不同時間-不同地點(DT-DP)」。在相同的時間，不論地點的異同，被統稱為同步遠距(Synchronous Distance)；同樣不論地點的異同，在不相同的時間，就被統稱為非同步遠距(Asynchronous Distance)。
非同步遠距(AD)比較像「錄播」，各自在不同的時間與地點取得需要的內容，例如隨選視訊(MOD)或訂閱Youtuber的頻道；同步遠距(SD)則類似「直播」，想要看到完整的內容，就要配合固定的播出時間，如果內容被區分為多個時段，就可以選擇自己要看的時段，例如電視台的節目時刻表。
在防疫之前，因為有教室或會議室的實體環境，所以許多「遠距」的應用結論，都是來自小規模實驗成果的優劣分析，將使用者的行為模式，傾向以中性的角度分析，但是根據我個人，近兩個月來的使用經驗，人類的行為模式絕對不是中性的，在「遠距」互動的過程中，不論在職場或學校，都會找到相同的人性行為模式，例如關閉攝影機鏡頭的原因，「是因為在沒有講話的時候，感覺會一直被別人看到，怪怪的！」、或「在家工作，沒有化妝，不好意思」、或「視訊鏡頭的角度把我照得很難看」、或「家裡沒有書桌，在飯桌開會，旁邊有人不方便」、或「女朋友在旁邊，不想讓她聽到跟主管的對話……」。
目前的視訊會議軟體，團體協作的功能愈來愈完備，但是較缺乏個人使用環境的功能設計，多數設計偏重於關注使用者的視訊背景，如景深模糊、更換背景圖等功能。或許在不久的未來，我們可以看到「美肌美膚、播放背景音樂、建議視訊鏡頭角度、自動蘋果光」等個人化視訊社交功能。
美國哈佛大學教授嘉德納(Heidi K. Gardner)認為，當團隊運用「遠距」型態溝通運作時，會議主持人的領導風格是成功關鍵，她建議要避免實體會議的模式，不要一開始就切入主題與目標，而是要先花點時間，引導成員彼此了解近況及目前的工作環境，為大家建構一個「虛擬茶水間」的溝通氣氛，有助於維持遠距工作團隊精神，讓溝通內容產生人情味；而主持人鼓勵團隊成員的彼此對話，更有助於避免產生歸因謬誤(Attribution Error)，與會者會不自覺的以個人的經驗，去解釋別人此時此刻的行為結果，例如誤解「不講話就是不用心參與」、「懷疑某人還掛在線上，其實已經離開座位」。
長時間的遠距工作，也容易讓人產生社交疏離感，嘉德納教授建議「安排定期開會」是最佳的解決辦法，可以增加定期開會頻率，但是要避免召開臨時會議，因為會打斷團隊成員的工作節奏，甚至會讓大家頻於在各個遠距會議室裡轉換進出，反而更容易影響工作效率。
