縮短企業內數位落差

我重新檢視去年旁聽一年的筆記，發現最普遍來上課的理由是「我以前不負責做A，後來主管要我做A，因為不太懂，所以出來上課學。」其次是「我就在做B，想學學新的方法，讓我可以把B做得更好。」再來是「因為現在C很熱門，所以我想增加自己在C方面的能力。」

絕大部份學員的在職學習動機，來自現職要求或轉職的需求，或個人想要追求更好的工作環境與報酬，所以絕大多數的學員，都非常渴望學習到即學即用的技能，期待在六小時的外部揮棒訓練後，就可以回到原來的工作崗位擊出全壘打。我更好奇的是，部份已經擁有多項專業領域的π型人才，還要拼命的學習更多專業領域，彷彿要將自己變成一個鴨博士，每個領域都有涉獵，也都不專業，就很像一隻鴨子，叫不長、飛不高、走不遠、游不快。

直到最近我從廣播中，聽到某個廣播電臺的徵人條件，這才恍然大悟，原來是職場需求，引導社會大眾的在職學習動機，有點像「考試引導教學」的味道。怎麼說呢？先來看看這家廣播電臺的徵才條件「國內外大學以上畢業(新聞傳播科系優先考量)；具傳播相關知識，有新聞編採播報、影音剪輯及節目製作等相關工作經驗(口齒清晰，具臺、客語或外語能力優先考量)；具公文書製作能力尤佳，並熟諳電腦軟體(Word、Excel、Audition、威力導演等)操作。」請您清點一下，要滿足這些條件，得學會多少的技能啊。

再來看看徵才的工作項目，包括「採訪編輯播報新聞(需配合假日及晚間輪值)、專題企劃與執行、撰寫活動企劃及辦理活動、影片拍攝剪輯及臉書粉絲團經營、一般行政工作、其他臨時交辦事項」，這六大項工作範疇，需要很多元的科技應用能力，才能勝任啊。

在數位經濟時代，社會大眾普遍接受將類比環境成長的世代稱為「數位新移民」，而在數位環境中成長的世代稱為「數位原住民」。但是這樣的區分，彷彿在宣示數位原住民，就可以很輕易的駕馭使用各類型數位科技產品，而數位原住民們也認為，自己運用科技的表現會比「數位新移民」更厲害。

真的是這樣嗎？荷蘭學者保羅(Paul A. Kirschner)在2017年發表的研究結果，明確指出千禧世代(1980年至2000年出生)的科技運用能力並沒有比較強，這是社會普遍的科技應用迷思。雖然「數位新移民」比「數位原住民」更會多工運用(Multitask)科技產品處理事情，但不代表就會有更高的科技應用學習能力。也就是說，科技應用能力與年齡、世代都沒有相關性，與個人的學習能力有關。

數位落差(Digital Divide)這個名詞有許多面向的意義，在教學上，要縮短學生們近用資訊科技的差異；在社會上，要提供公平近用資訊科技的資訊環境。而我要借用這個名詞，突顯「企業內數位落差」的現象。

企業內使用電腦工作的一群人，往往被視為是電腦軟體使用能力較佳，或比較會應用各類型軟體來解決工作需要的人，但仔細檢視後就會發現，有些人很會使用Word軟體就不太會使用Excel，很會使用文書軟體的人，就不太會使用繪圖軟體，每天使用軟體工作的人，不知道Word也可以排序、計算簡單數字，不知道Excel的函數可以讓工作更有效率。

舉個實際案例，資策會MIC產業顧問學院要印製82位學員的結業證書，多數人會使用Adobe Illustrator向量圖形軟體，設計製作證書的版面型式後，再儲存為ai檔案格式，作為日後印製不同學員姓名證書的模板(Template)。在實務上，有二個利用模板印製證書的方法，第一個方法，是逐個逐次的鍵入學員姓名，逐張列印檢查，費時又沒有完整建檔，會形成日後查證是否曾經印製過的困擾；第二個方法則是複製82張證書在同一個檔案內，再逐一修改學員姓名後印製，雖然易於日後查閱，但是儲存大量的向量圖形，會讓檔案變得很龐大，影響軟體操作過程的存取效率，而重複儲存82張向量圖檔，也會浪費大量的硬碟儲存空間，本案例是82張證書，若是要印製200張，則更加費時費力。

比較有效率的方法是使用Adobe InDesign印刷品排版軟體，ai檔內只有一張證書的版型，有點類似MS-Powerpoint的簡報母片概念，排版時只要建立一次的圖檔連結，然後再逐個修改學員姓名，即可印製。我想要比較這兩個軟體的個人使用效率，所以就找一位熟悉Illustrator和InDesign兩套軟體操作的同事，要求她印製100位學員的結業證書。測試結果，兩者的效率差距相當驚人(如下表)。

簡單的測試結果與軟體好不好用無關，而是再次證明了「工欲善其事，必先利其器」這句話。順著這樣的思維，好好想想自己，每天上班都會使用到的文書軟體或繪圖軟體，您是真的會使用嗎？還是每天都習慣性的使用相同的功能；您的軟體應用方法，是讓自己能夠高效率完成工作，準時下班，還是讓自己忙得團團轉，感嘆每天時間都不夠用。

持續學習軟體的應用功能來改善本身的工作效率，才是讓自己高效率上班，快樂下班的關鍵；而企業主管也要觀察團隊的科技應用能力，縮短企業內數位落差，節省的人力物力，就能引導團隊為組織創造更高附加價值的工作成果，唯有提升團隊的高效率工作力，才能建立敏捷式管理的工作團隊。